Zeitmanagement: 5 effektive Tipps

Zeitmanagement ist in aller Munde. Doch eigentlich geht es um Selbstmanagement. Deshalb heute fünf Tipps für den Umgang mit der Zeit geben. Denn unsere Zeit ist das kostbarste Gut, dass wir haben.

Der Widerspruch mit dem Zeitmanagement

Der Begriff Zeitmanagement ist etwas widersprüchlich, da die Zeit völlig unabhängig davon vergeht, wie wir sie uns einteilen. Daher geht es beim Zeitmanagement in erster Linie um Selbstmanagement. Und beim Selbstmanagement geht es darum, Stress und Druck abzubauen.

Durch einen konsequenten Fokus auf das Wesentliche und systematisches Vorgehen hat man letztlich tatsächlich weniger Arbeit.

Zeit lässt sich deshalb auch nicht wirklich managen, denn jeder von uns hat nur vierundzwanzig Stunden Zeit pro Tag. Hierbei ist es völlig egal, ob er Vorstand eines Konzerns mit zwanzigtausend Mitarbeiter ist, Kleinunternehmer, oder eine Hausfrau.

Selbstmanagement = Energiemanagement

Deshalb ist der altbekannte Begriff „Zeitmanagement“ im Grunde völlig ungeeignet. Es ist nämlich viel wichtiger die eigene Energie zu managen und optimal einzusetzen, ohne sich dabei selbst auszusaugen.

Anstatt Zeitmanagement zu sagen, ist es deshalb sinnvoll den Begriff durch gutes Energie- und Selbstmanagement zu ersetzen. Wenn es also darum geht seine Ziele zu erreichen, dreht es sich immer um die innere Einstellung. Denn Selbstmanagement und Selbstwirksamkeit beginnt immer im Kopf.

Die Motivation

Viele verlieren leider auch viel Energie, weil sie sich vor Dingen drücken, die sie am liebsten garnicht machen wollen. Deshalb spielt beim Selbstmanagement auch die Motivation eine große Rolle.

Selbstmanagement bedeutet deshalb systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit. Auf diese Weise Zeit sparst du nicht nur mehr Zeit, sondern hast auch mehr Zeit für die „wichtigen“ Dinge in Beruf und Freizeit. Das Mehr an verfügbarer Zeit sollte allerdings nicht dazu führen, dass du mehr Zeit mit Arbeit verbringst. (was vermutlich einigen wilden und passionierten Unternehmern und Managern vorschwebt).

Vielmehr sollte deine weise Zeitplanung dir mehr Zeit für Vorhaben verschaffen, die dir selber als Person wichtig sind.

Es geht darum mehr Zeit für Erholung zu haben, um wieder neue Energie zu tanken.

Zeitmanagement = Selbstmanagement

Dieses Selbstmanagement hilft dir also nicht nur dabei Zeit zu sparen, sondern auch dabei, dich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Das führt insgesamt zu einem zufriedeneren Leben. Die Hauptursache für Lernschwierigkeiten bei Schülern, Studenten und auch Berufstätigen ist häufig in schlechten Lerngewohnheiten zu finden. Im Speziellen im falschen Umgang mit der Arbeits- und Lernzeit.

Drei Probleme mit der Zeit

Zeitverschwendung

Die meisten tun zu viel auf einmal. Und das, was sie tun, machen nicht lange und intensiv genug, um wirklich brauchbare Resultate zu erzielen. So erreichen sie im Grunde gar nichts, und ihre Arbeitszeit wird verschwendet.

Anfangshemmungen

Die Entscheidung und damit verbundene Überwindung, nun endlich mit etwas anzufangen, fällt vielen extrem schwer. Sie lassen sich von jeder bietenden Möglichkeit ablenken, oder verzetteln sich in überflüssigen und vorgeschobenen Tätigkeiten, die sie als Alibi benutzen.

Das schlechte Gewissen

Dieses Alibi brauchen sie, weil sie durchaus das Gefühl haben, eigentlich nicht genug zu leisten, bzw. mehr leisten zu können. Dieses Gefühl peinigt sie konsequenterweise auch dann, wenn sie sich entspannen wollen, und hindert sie dann zusätzlich auch noch an einer wirklich effektvollen Entspannung. So verpassen sie beides: Arbeit und Entspannung.

Meine 5 Tipps für den Umgang mit der Zeit

1. Mache O-Termine

Damit das Chaos keine Chance hat, trage jeden Tag eine halbe Stunde „O“ in deinen Terminkalender ein.

Diese Zeit ist reserviert für „Organisieren“ und „Ordnung schaffen“: Stapel abtragen, Papiere abheften, E-Mails löschen, Schubladen entrümpeln usw. Diese O-Termine helfen auch gegen Ablenkungen und Zeitdiebe, denn an einem aufgeräumten Schreibtisch fällt es leichter, an einer Aufgabe dranzubleiben bis sie fertig ist. Und das spart dir letztendlich mehr als eine halbe Stunde täglich.

2. Verfolge das Direkt-Prinzip

Aufgaben, die nicht länger als fünf Minuten brauchen, erledige nach Möglichkeit gleich. Denn alles, was du sofort abarbeitest, kannst du nicht vergessen.

Sonst wachsen diese kleinen Aufgaben allmählich zu einem abschreckenden Berg heran, den du dann ewig vor dir herschiebst. Dadurch bekommst du erneut Druck, der mit der Zeit auch deine anderen normalen Arbeiten beeinflussen wird.

Hingegen motiviert eine schnelle Erledigung mit sichtbaren Erfolgserlebnissen und verschafft wieder den Überblick.

3. Zeitplanung ist mehr als Zeitmanagement

Zimbardo und Boyd beweisen in dem Buch „Die neue Psychologie der Zeit und wie sie Ihr Leben verändern wird“, dass Zeit viel kostbarer als Geld ist. Denn das menschliche Handeln wird in hohem Ausmaß durch die Wahrnehmung von Zeit bestimmt.

Die Zeitperspektive ist der Standpunkt, von dem aus wir unser Leben bewerten und ordnen, entweder primär von der Vergangenheit, der Gegenwart oder der Zukunft aus.

Diese meist unbewusste Haltung hat natürlich Auswirkungen auf unsere Motivation, aber auch auf ganze Menschengruppen.

Insbesondere eine negative Perspektive auf die Vergangenheit trennt Menschen von ihren Wurzeln, oder zwingt sie dazu, die Belastungen des Vergangenen immer und immer wieder zu durchleben.

4. Achte auf die positive Haltung zur eigenen Vergangenheit

Deshalb ist eine Haltung zur eigenen Vergangenheit die Grundlage für die Zufriedenheit in der Gegenwart.

Gegenwartshedonisten fallen manchmal ihrer eigenen Zukunftsblindheit zum Opfer. Im Gegensatz dazu halten sich die Zukunftsgetriebenen selbst oft so auf Trab, dass ihnen das Leben im Jetzt entgeht.

Hinter vielen menschlichen Problemen verbirgt sich ein aus den Fugen geratenes Zeitverhältnis, sodass das Verhältnis zu Zeit immer wieder überdacht und notfalls korrigiert werden sollte. Aus Sicht der Psychologie stellt das einen Schlüssel zu einem größeren Glücksgefühl und Zufriedenheit dar.

Der wesentliche Schritt zu effektiverer Nutzung der Zeit ist eine Frage, die du dir selbst stellen musst: Will ich wirklich mehr Zeit?

In der heutigen Gesellschaft wirkt es „wichtig“, immer beschäftigt zu sein. Viele von uns sind es auch gar nicht mehr gewohnt, oder es kommt ihnen unheimlich vor, so viel Zeit für sich selber zu haben. Oder auch sich Gedanken über sich selber zu machen.

Die Entscheidung für ein besseres Zeit- bzw. Selbstmanagement sollte deshalb deine bewusste Entscheidung sein, dass du wirklich mehr Zeit haben willst. Ist das nicht der Fall, helfen alle Techniken des Zeitmanagements nichts.

1. Der erste Schritt, um deinen Umgang mit Zeit zu verbessern, ist, dir anzuschauen, womit du deine Zeit verbringst. Erst dann kannst du die Dinge zu beseitigen, die dir unnötig „die Zeit stehlen“.
2. Der zweite Schritt ist dir klarzumachen, in welche verschiedenen Bereiche sich dein Leben aufteilt. Sieh dir hier an wieviel Zeit du für den jeweiligen Bereich wirklich brauchst (Arbeit, Haushalt, Freunde, Sport, etc.).
3. Wenn du wirklich die Zeitdiebe entlarven willst, ist es wichtig, dass du dir einen Überblick über deine momentane Lebenssituation in Bezug auf die Zeit verschaffst. Sehr hilfreich, um einen genauen Überblick zu bekommen, ist ein Zeitprotokoll anzulegen. Damit kannst herauszufinden, wieviel Zeit du für welche Aufgaben brauchst, und zwar vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Mach das möglichst eine ganze Woche, weil sie am besten deinen typischen Alltag repräsentiert. Hilfreich ist zum Schluss auch die sogenannte:

5. Nutze die ALPEN-TECHNIK

• Aufgaben notieren, die zu erledigen sind.
• Länge der Aufgabenerledigung auflisten bzw. Zeitbedarf der Aufgaben realistisch schätzen.
• Pufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme.
• Entscheidungen treffen, über die Reihenfolge der Aufgaben und Prioritäten setzen.
• Nachkontrolle am Abend des Tages und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag.

Naja, am Ende ist es auch wichtig, dass man sich bewusst macht, dass es nur eine allerwichtigste Zeit gibt, nämlich JETZT. 

Alles Liebe Deine Doreen